ビジネスでのお歳暮のお礼状

企業が受け取るお歳暮は、個人が受け取るよりもはるかに数が多くなります。

そのたびにお歳暮のお礼状を書かなければいけないので、ビジネスのお歳暮はお礼状を書くのも一苦労です。 それでなくても師走は忙しく、年末年始の仕事の目処もつける必要があるなど、多くの人が「猫の手も借りたい忙しさ」になっています。 そのため届いたお歳暮に対するお礼状は、例文を作ってテンプレート化した文面をメールやビジネス文書として送ることも珍しくありません。

「いつでもすぐに送ることが出来る」そんなふうにスマートに仕事をこなせると、職場での評価も上がるかもしれません。 これもチャンスと考えて、万全な「ビジネスでのお歳暮のお礼状」を作りましょう。

贈る相手や時期について説明します。

お歳暮は季節の挨拶なので贈る時期を守るのがマナーです。 昔は新年を迎える準備をはじめる「12月13日・すす払い」から「12月20日」までの間に贈るとされていました。

しかしその時期はビジネスでは年末年始の休みが迫った忙しい時期となるため、最近では12月初めには贈りはじめるという企業も多く見られます。 特に年末の20日を過ぎて贈る場合は、むしろ年始挨拶として贈る方が相手にも喜ばれます。

贈る贈答品や相場については「これでなければいけない」といったものは特にありません。 多くの人に行き渡るように贈る場合は、コーヒーや紅茶、お茶などのオフィスの必需品やお菓子などが人気です。

金額は3,000円～5,000円程度が一般的で、あまり高価なものでは相手に気を使わせてしまいます。しかし取引先との関係の深さなどを考慮して贈ることもあるため、金額はまちまちなのが実情です。

企業の役員個人に贈る場合は、個人的な好みや家族構成を知っていれば、自ずと贈るものが決まってきますので、「相手に喜ばれるもの」という視点で選ぶと良いでしょう。

お歳暮を贈られた際のマナーとして、会社や自分の部署宛てにお得意先からお歳暮が届いたら、まずは上司にお歳暮が届いたことを報告することです。

その際には、○○企業の○○様からお歳暮が届いたと分かるように伝えます。 送り状を渡しても良いでしょう。 包みを開けるのは、上司の許可を得たうえで開封するのがルールです。 企業によっては、中身を開封して送り主と中身を報告するようにという指示もありますので、そういった指示がある場合はそれに従うべきです。

上司が長期出張や休みということもありますので、連絡がつくのであれば伝言として連絡し、指示を仰ぐことが良いでしょう。 いずれにしても、自分個人に届いたものではありませんので担当者として自分の名前が書かれていても、「○○企業の」という名目がついていることを忘れないことです。

お礼状は、個人の場合と同じように「なるべく早く」出すことが望まれます。 企業ではお礼状を書くことも多いので、例文をテンプレート化しておき、メールやビジネス文書として送ることも多く見られます。

お礼状の書き方のポイントや内容についてご説明します。

ごく親しい間柄であっても、電話やメールはやはり略式と思われます。 本来はお礼状を出すことが正式なマナーです。
お礼状の例文をご紹介します。

拝啓　今年も余すところ少なくなりましたが、毎日ご繁忙のことと存じます。
さて、本日はお心のこもったお歳暮の品をお届けいただき、誠に恐縮に存じております。
心から御礼申し上げますとともに、今後ともご厚誼のほど、お願い申し上げます。
まずは、とりあえず御礼まで。
敬具

例文のように、お歳暮でいただいたものについては、「けっこうなもの」「心のこもった品」といった言葉で表すのもいいのですが、品名をはっきりと示すと、より感謝している気持ちも伝わりやすくなるのでおすすめです。

近年では、イラスト付きのビジネス書式のテンプレートも人気です。 堅苦しい挨拶になってしまいがちな文面も、イラストが入ることで、より親しみやすいビジネス文書になります。 文面はビジネス用になっていますが、イラストのおかげで和みを感じることも出来ると、近年送る側も送られる側も人気となっています。

お礼状を出すのが遅れてしまった場合には、お詫びの言葉を添えることを忘れずに速やかに送りましょう。 簡潔でストレートな文面が一番伝わりやすいのも事実です。
例文を下記ご紹介します。

拝啓　寒冷の候、貴社におきましては、ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
日頃より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたびは結構なお歳暮を頂きまして、誠に有難うございました。
それにも係わらず、御礼が遅くなり誠に申し訳ございません。
ご厚情に重ねて御礼申し上げます。
略儀ながら、書中をもちまして御礼申し上げます。
敬具

電話やメールにおいてお礼をする場合もあります。 親しき間柄であれば、電話やメールでお礼状の代わりをする場合もありますが、どうしても「略式」であることは否めません。 関係性を考えた上で、電話やメールでのお礼をしましょう。

ビジネスシーンでのお歳暮は個人的にいただくもの以上に失礼のないようにする必要があります。

お礼状を送る場合のマナーを十分理解したうえで、大切な年末の仕事として対応しましょう。 お礼状を送るあなたが企業の顔であることも忘れないことです。